Кадровый аудит
Кадровый аудит (анализ кадрового делопроизводства) – это комплексный аудит имеющихся документов и проверка их соответствия внутренним или локальным нормативным актам и законодательству РФ. Этот процесс позволит получить объективную информацию об актуальном состоянии кадрового делопроизводства и определить возможные риски в дальнейшей деятельности организации.
Предприятиям целесообразно проверять состояние кадровой документации в следующих случаях:
- при смене руководства;
- при смене сотрудника, который отвечает за ведение кадрового администрирования;
- при получении предписания или информации о плановой проверке трудовой инспекции;
- в целях приведения кадровых документов в соответствие, согласно изменениям в действующим законодательстве.
Специалисты агентства «Финансы и Право» проводят эффективный анализ кадрового делопроизводства в организациях, и решают все существующие проблемы.
Кадровый аудит
Своевременное проведение кадрового аудита и оперативное устранение выявленных проблем позволит обстоятельно подготовиться к проверкам ФСБ, ФМС, ФСС, ГИТ и других контролирующих органов, избежать неблагоприятных финансовых последствий и каких либо взысканий на руководителей предприятий по итогам проверок, а также исключить возможность возникновения трудовых споров с сотрудниками.
Аудит кадрового делопроизводства подразумевает проверку состояния системы и документации кадрового учета для выражения мнения о ее соответствии с требованиями российского законодательства.
Помимо этого, проведение подобных аудиторских мероприятий способствует повышению статуса кадровых сотрудников организации. Ежегодное проведение аудита позволяет систематизировать деятельность кадровых служб и оптимизировать процесс работы с кадровой документацией.
Организации, которые включены в список плановых проверок, инициируют процесс проведения аудита для выявления и устранения нарушений, но порой, к сожалению, некоторым приходится обращаться к аудиторам в последствии неожиданно проведённой инспекции. Довольно часто это инициатива новых руководителей кадровых служб.
Грамотно организованная деятельность кадровых служб и корректное оформление кадровой документации обеспечивает готовность предприятия к проверкам и создает имидж организации при рассмотрении споров с сотрудниками в судебном порядке.
Благодаря регулярному кадровому аудиту руководство организации может получать представление о действительном состоянии кадровой документации, а именно:
° определение полноты документационного обеспечения;
° оценка рисков наложения санкций во время проведения проверок;
° получение рекомендаций по архивированию и хранению документации;
° обнаружение несоответствия в кадровом администрировании;
° определение степени соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
° обновление ведения кадрового делопроизводства.
Кадровый аудит позволяет получить независимое заключение эксперта, в котором содержится:
° оценка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
° подробное описание проводимых работ по контрольным проверкам;
° рекомендации по исправлению ошибок и устранению нарушений, обнаруженных в процессе кадрового аудита.
Анализ и восстановление кадрового делопроизводства
Кадровый аудит отличается от обязательного анализа бухгалтерской отчетности тем, что он не является требованием российского законодательства. Обычно, соответствие кадрового учета действующему законодательству и отраслевым нормам заказывают руководители фирмы, чтобы убедиться в правильном ведении кадрового учета и избегать потенциальных претензий от государственных контролирующих органов.
Кадровый аудит:
° назначение ответственных лиц за выполнение кадрового аудита;
° выполнение кадрового аудита;
° утверждение заказчикам отчетов по аудиту;
° предварительная оценка работы (основные параметры, которые требуется для проведения кадрового аудита – отрасль, число работников, срок и вид работы компании, число иностранных граждан, которые работают в компании;
° составление графика, плана выполнения кадрового аудита;
° составление отчетов по итогам кадрового аудита.
Кадровый аудит проводится двумя способами:
° в офисе заказчика ( увеличивает стоимость аудита);
° дистанционно, по переданным файлам отсканированной и сгруппированной документации (не сказывается на стоимости аудита.
В ответе по итогам проведения кадрового аудита содержатся следующие разделы:
° заключение о соответствии российскому законодательству и полноте ведения кадрового делопроизводства;
° список нарушений, выявленных аудитом;
° административно-штрафные санкции, которые могут быть от государственных контролирующих органов;
° рекомендации по устранению нарушений и восстановлению делопроизводства.
Формирование окончательной стоимости осуществляется исходя из стандартного тарифа, наличии и количеству иностранных граждан в штате, надбавки при наличии отраслевой особенности ведения кадрового делопроизводства, места проведение аудита и др.
Стоимость восстановления кадрового делопроизводства устанавливается лишь по итогам кадрового аудита и рассчитывается по числу документов, которые необходимо оформить или исправить.